En el desarrollo de un proceso de formación de FECOLJUEGOS para la implementación del Programa de Transparencia y Ética Empresarial (PTEE) con Oficiales de Cumplimiento del sector de Recaudadores y Generadores de Recursos para la Salud, ya que el plazo se vence este 31 de agosto, revisábamos los mecanismos que garanticen el cumplimiento y eficacia del PTEE del sector salud, y entre las tareas que tiene el oficial de cumplimiento y/o administrador del programa, está la verificación de la debida aplicación de la política de protección a denunciantes que la entidad haya establecido, además de garantizar la implementación de canales apropiados para permitir que cualquier persona informe, de manera confidencial y segura, acerca de presuntos incumplimientos del PTEE y posibles actividades sospechosas relacionadas con Corrupción, Opacidad, Fraude y Soborno. Esto nos motiva hoy, para abordar este tema desde las ópticas de los tipos de denuncia, los riesgos que se abordan en una denuncia y cual es proceso de protección a tener en cuenta de la siguiente manera:

Tipos de denuncia:

En el mecanismo de denuncia encontramos medidas, canales, procesos, procedimientos y prácticas que permiten a los individuos y a las organizaciones gestionar las denuncias y reportes, desde la fase de recepción, hasta la de sanción. En este sentido la denuncia, como componente de los sistemas de integridad organizacional, ha sido vista en función de dos elementos:

1) el diseño de procesos, procedimientos y mecanismos para su recepción y trámite,

2) la eficiencia para reducir los riesgos de corrupción, opacidad, fraude y soborno en su materialización y el impacto en los diferentes elementos asociados a los negocios.

La denuncia, en el entorno empresarial, se entiende como el acto de dar a conocer a la empresa, por los canales establecidos, un hecho que sea contrario a las normas o pautas de conducta.

Por su parte, el reporte hace referencia a una alerta sobre un presunto hecho de corrupción, sin necesariamente contar con material probatorio, ni tener la intensión de iniciar una denuncia formal. Ambos escenarios se pueden dar en las empresas, y determinan en gran medida el marco de actuación que las compañías tienen. En virtud de lo anterior, podemos clasificar las denuncias en tres categorías:

• Denuncia fundamentada: Cuando se denuncia un hecho de corrupción, opacidad, fraude y/o soborno, aportando algún material probatorio (modo, tiempo, lugar, actores) que fundamenta los hechos denunciados. Es el escenario óptimo tanto para la empresa como para el denunciante, pues implica en muchas oportunidades la claridad de modo, tiempo, lugar y responsables que ayudan a minimizar los costos en los procesos de investigación, aumentar la eficiencia y asegurar un resultado acorde a los estándares establecidos por la empresa. Es importante resaltar que en ningún caso las empresas deben condicionar la denuncia a la fundamentación completa por parte del denunciante, pues la sobre exigencia en la carga de la prueba desincentiva la denuncia. La empresa debe tener la capacidad de solventar a través de sus procesos, procedimientos, controles y esquemas de investigación interna la obtención de la información necesaria para esclarecer los hechos.

• Denuncia no fundamentada: Cuando se denuncia un hecho de corrupción, opacidad, fraude y/o soborno con motivos razonables para creer, en el marco de la información que se tiene y el contexto, que los eventos denunciados son verídicos y posibles, este tipo de denuncia, también se conoce como reporte o alerta. Es uno de los tipos de denuncia que con mayor frecuencia se presenta en las empresas. Por lo general, el denunciante en pocas oportunidades tiene la capacidad de recoger pruebas contundentes y sólidas que permitan afirmar los hechos que son denunciados. Sin embargo, en los contextos organizacionales el equipo investigador puede desarrollar habilidades para determinar si, en las condiciones particulares de la empresa, la probabilidad de que ese evento denunciado, a partir de los hechos expuestos por el denunciante, sea real. En ningún caso debe desestimarse cualquier tipo de denuncia que no venga acompañada del mayor rigor probatorio. Por el contrario, se ha identificado que este tipo de denuncia ayuda en gran medida a alertar con suficiencia eventos que puedan repercutir a futuro en daños profundos a la integridad corporativa y los negocios. De aquí la importancia de establecer equipos de investigación con la capacidad de buscar la información y los datos de la manera más eficiente y eficaz posible.

• Denuncia falsa o de mala fe: Cuando se denuncia un hecho de corrupción, opacidad, fraude y/o soborno o la actuación indebida, irregular o ilegal de un individuo, la cual nunca se cometió. Tiene una intención clara de perjudicar a alguien, evadir una responsabilidad o dilatar una decisión corporativa. Este tipo de denuncia es un riesgo real al interior de las empresas, por lo que se debe estar preparado para gestionarlo de la mejor manera. Algunos experimentos han mostrado las diferentes relaciones entre los sistemas de protección al denunciante y la veracidad o no de las denuncias. Los resultados de algunos de estos muestran que cuando las empresas cuentan con un sistema de protección al denunciante se dan tres tipos de respuesta:

1) se estimula la denuncia

2) se incentivan las denuncias de buena fe y

3) en algunos eventos se incitan las denuncias falsas.

Sin embargo, la presencia de las denuncias falsas está relacionada con dos circunstancias particulares:

1) la protección al denunciante se da frente a cualquier evento, sin criterios definidos y en ausencia de un análisis de riesgos y efectos que permita una toma de decisiones acertadas.

2) No hay un marco de sanción claro y conocidos por todos frente a las denuncias falsas.

¿A quién se protege?:

Desde la perspectiva más general, se protege a cualquier persona que haya revelado información que ponga en evidencia una conducta o práctica ilegal o violatoria de los lineamientos éticos y organizacionales, y que debido a la información suministrada pueda ser susceptible de riesgo en su integridad laboral, física o emocional por diferentes tipos de amenazas o represalias.

En la mayoría de los casos estamos hablando de los empleados, por ser los sujetos más próximos al funcionamiento del negocio y que, por lo tanto, están en posibilidad de conocer de forma directa las irregularidades cometidas. No obstante, la perspectiva no puede limitarse a estos actores, pues suelen presentarse casos en donde los denunciantes forman parte de otros grupos de interés como miembros de la junta, accionistas, clientes, proveedores, entre otros.

En sí, cualquier sujeto vinculado a la organización, a sus actores o impactado por sus acciones puede ser denunciante y requerir protección, aunque esta tenga un carácter diferencial.

Es así como, en principio todo denunciante, independientemente de su vínculo con la organización, debe estar protegido bajo los principios de confidencialidad y anonimato.

En el caso en que se vulneren estos principios y llegue a conocerse al sujeto y la información suministrada, el individuo podría ser susceptible de algún tipo de amenaza o represalia, en dado caso, debería desencadenarse un conjunto de medidas activas de protección. No obstante, la implementación de medidas activas de protección tiene un alcance mucho más limitado, pues dependerá de las posibilidades y recursos de la empresa.

Se debe proteger de cualquier tipo de actor, sea interno o externo a la organización, que de forma culposa o dolosa pueda afectar la estabilidad laboral, así como la integridad física y emocional del denunciante.

Si bien en la mayoría de los casos es fácil identificar al actor que pone en riesgo al denunciante por su clara intencionalidad de causar daño, muchas veces se le debe proteger de actuaciones culposas, es decir de las de aquellos sujetos que de forma inadvertida o sin intencionalidad manifiesta pueden llegar a vulnerar la integridad del denunciante.

Este es el caso de compañeros de trabajo, investigadores o actores que intervienen en el proceso de denuncia, y que, por falta de pericia o conocimientos básicos del tema, pueden generar ambientes adversos al denunciante, filtrar información o indisponer a la comunidad frente al caso, por tan solo citar algunos ejemplos. Sin embargo, si bien las estrategias deberán contemplar las situaciones mencionadas, el énfasis y la prioridad deben orientarse hacia las acciones que puedan emprenderse de forma dolosa, es decir aquellas que tengan la plena intencionalidad de impactar laboral, física o emocionalmente al denunciante.

Teniendo en cuenta estos dos escenarios, es importante destacar que en los ambientes empresariales el victimario suele formar parte de la organización, mantener un contacto constante con el denunciante e incluso puede llegar a tener una relación asimétrica de poder, lo que magnifica la posibilidad del riesgo.

Esta última circunstancia destaca la importancia del anonimato y del profesionalismo del equipo que recibe e investiga la denuncia para manejar la información en estricta confidencialidad, incluso cuando es solicitada por un superior o directivo.

Es importante aclarar que sobre el proceso de denuncia inciden factores culturales que complejizan la acción de los denunciantes. En este sentido el proceso de denuncia puede desencadenar un daño al ambiente laboral generando traumatismos a la organización y estigmatización al denunciante (Corporación Transparencia por Colombia, 2020).

Así, en las estructuras organizacionales priman valores como la lealtad y confidencialidad, que en una mala comprensión terminan por adjudicar cargas de valor negativa sobre el denunciante, a quien puede interpretarse como el delator, traidor o en términos coloquiales “el sapo”.

Esta perspectiva negativa del denunciante, sumado a otro tipo de actuaciones que atentan contra su integridad, y que tienen un carácter incremental conforme a la gravedad de la información que haya suministrado, así como a las implicaciones que pueda generar sobre los denunciados; deben encausar los marcos de protección, los cuales están en la obligación de implementar las estrategias necesarias para garantizar la seguridad de los actores. Esencialmente se protege de cualquier tipo de actuación culposa o dolosa que pueda atentar contra la estabilidad laboral, así como la integridad física y emocional del denunciante. De forma general los denunciantes suelen estar expuestos:

Riesgos y retaliaciones:

• Suspensión, despido, destitución.

• Degradación o negación de ascensos.

• Cambio de puesto de trabajo, cambio de ubicación del lugar de trabajo, reducción salarial o cambio del horario de trabajo.

• Negación de formación.

• Evaluación o referencias negativas con respecto a sus resultados laborales.

• Imposición de cualquier medida disciplinaria, amonestación u otra sanción, incluidas las sanciones pecuniarias.

• Coacciones, intimidaciones, acoso u ostracismo.

• Discriminación, o trato desfavorable o injusto.

• No conversión de un contrato de trabajo temporal en uno indefinido, en caso de que el trabajador tuviera expectativas legítimas de que se le ofrecería un trabajo indefinido.

• No renovación o terminación anticipada de un contrato de trabajo temporal.

• Inclusión en listas negras sobre la base de un acuerdo sectorial, informal o formal, que pueda implicar que en el futuro la persona no vaya a encontrar empleo en dicho sector.

• Anulación de una licencia o permiso.

• Referencias negativas en la proyección profesional.

• Referencias médicas o psiquiátricas.

• Riesgo a la integridad física del denunciante y/o de su círculo cercano Asimismo, al ampliar la perspectiva del denunciante a otros grupos de interés, las retaliaciones de las que pueden ser objeto son:

• Finalización anticipada o anulación de un contrato de servicios.

• Pérdidas de negocios.

• Inclusión en listas negras de posibles candidatos.

• Inclusión de listas negras de proveedores.

• Boicot a empresas.

• Daño reputacional.

• Incluidas las amenazas y las tentativas de represalia.

• Daños, incluidos a su reputación, en especial en los medios sociales, o pérdidas económicas, incluidas la pérdida de negocio y de ingresos.

Proceso de protección al denunciante:

En el proceso de protección al denunciante se han identificado unos momentos particulares en los que puede presentarse mayores riesgos o vulnerabilidades, estos tienen un elemento característico: se generan cuando se amplía la información de los casos a otro tipo de actores.

1. La investigación:

Por lo general la mayoría de las empresas desarrollan la investigación de sus casos con actores internos de la organización que trascienden a los equipos que reciben las denuncias, es en ese momento, cuando se amplía al número de sujetos que conocen el caso, que se pueden presentar amenazas a la confidencialidad y el anonimato. En parte, el riesgo se genera por la falta de conocimiento de los investigadores sobre la forma en que deben proteger la información y desarrollar el proceso bajo estrictos marcos de confidencialidad. De aquí la importancia de contar con investigadores capacitados que comprendan las consecuencias de no resguardar adecuadamente la información y la identidad del denunciante. Otras organizaciones han optado por tercerizar la investigación para blindar el proceso de cualquier conflicto de intereses y propiciar el anonimato del denunciante. No obstante, esta alternativa no es opción para algunas empresas por los costos que conlleva y la necesidad de que los investigadores tengan un conocimiento profundo del funcionamiento del negocio, en todo caso, sea a través de investigadores internos o externos, estos deben estar en plena capacidad de guiar una investigación sin poner en riesgo la integridad del denunciante y respetando siempre la confidencialidad de la información que le ha sido suministrada, asimismo debe procurarse que sean sujetos íntegros con altos estándares éticos. Finalmente, se sugiere que los canales de comunicación empleados para llevar los casos sean distintos a los medios tradicionales de comunicación interna, de esta forma hay mayores probabilidades de resguardar adecuadamente la denuncia, asimismo, debe contemplarse la posibilidad de establecer acuerdos de confidencialidad específicos para los casos en cuestión.

2. Toma de decisiones:

Otro momento en que se pueden generar riesgos a los denunciantes u otros actores parte del proceso, es cuando se deben tomar decisiones sobre el caso en cuestión, pues en muchas organizaciones estas decisiones son tomadas por instancias que no tienen claridad sobre los principios, medidas y protocolos para asegurar la confidencialidad y el anonimato. Por lo tanto, es necesario que quienes tienen el rol de decisores en los procesos, también conozcan los elementos necesarios para asegurar la protección de los denunciantes y demás actores. En este momento es fundamental que los gestores de los procesos de denuncia guíen con claridad a los tomadores de decisiones para no generar vulnerabilidades o riesgos. Adicionalmente se hace relevante la suscripción de acuerdo de confidencialidad de uso y divulgación de la información conocida, así como asegurar los medios necesarios para dar trámite a las decisiones contemplando la necesidad de esquemas de seguridad.

Autor: CARLOS ALFONSO BOSHELL NORMAN

Correo: gerencia@cbconsultoresprofesionales.com

Cel. +57 318 883 23 76

Ideas para mejorar el clima laboral

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Las líneas éticas o canal de denuncia anónima, comenzaron a generalizarse en las empresas de todo el mundo a partir de la entrada en vigor en EE.UU. de la Ley Sarbanes-Oxley, en la que se prevé el establecimiento de determinados sistemas internos de alarma, gráficamente denominados como “whistleblowing procedures”, a fin de detectar posibles irregularidades financieras y contables en las empresas. Estos buzones son obligatorios, según esa Ley, para todas las empresas que cotizan en algún mercado de valores norteamericano.

Estos mecanismos son el control con mayor alcance que tienen las organizaciones para encaminarse a las buenas prácticas del gobierno corporativo y detectar y/o erradicar irregularidades.

Cuando llega un reporte se debe tener especial atención con el denunciante algunas sugerencias son:  informarle sobre el proceso de su denuncia y dar una resolución en un máximo de tres meses. También se aconseja que no se debe esperar un mar de denuncias. Los datos revelan que el promedio de reportes es una por cada 200/250 empleados.

El Whistle-blowing Hotline, su nombre en inglés, debe utilizarse solamente para comunicar preocupaciones que guarden relación con las siguientes áreas, principalmente, para garantizar el buen desempeño de las empresas.

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La Línea Ética debe ser percibida dentro de la empresa como un canal que permite la comunicación directa entre los empleados y la alta Dirección, y que por tanto sirve para generar un clima de transparencia y un ambiente de control.

Este tipo de herramientas reducen la sensación de impunidad que a veces se percibe en algunas empresas,  derivada de la imposibilidad de poner en evidencia conductas no éticas de alguno de sus miembros.

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• Contabilidad

• Controles internos

• Auditoría

• Irregularidades financieras, incluidas las relacionadas con transacciones bancarias

• Sobornos

• Incumplimiento de los estándares profesionales de los empleados.

• Abuso de autoridad.

• Conflicto de intereses.

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La Línea Ética facilita la comunicación de posibles conductas irregulares, poco éticas o inadecuadas cuando los canales normales de comunicación resulten inefectivos o complicados. El Hotline podrá ser utilizado por todas las personas de la firma, así como clientes, contratistas, proveedores y cualquier otra parte que mantenga en una relación de negocio con una organización que tenga instalado el Sistema de Denuncias.

Los Buzones de Denuncias cobran día con día mayor relevancia e importancia en las organizaciones. Año con año crece el número de empresas que suman al proyecto de Corporaciones Éticas o Compliance. En la siguiente tabla podemos apreciar el porcentaje de organizaciones con un Sistema Ético de Denuncias instalado al rededor del mundo y su creciente popularidad en el mundo de los negocios.

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La importancia de destacar la necesidad de un canal de denuncia para las organizaciones en México, ya sean públicas o privadas, deriva en beneficios de una cultura que ayude a prevenir, detectar y abordar problemas como: manipulación de licitaciones, corrupción y soborno.

Las Líneas Éticas de Denuncia, si son instrumentadas y utilizadas en forma correcta, son una herramienta central en la creación de esta cultura de cumplimiento.

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